Breaking News! FKP ta drenta era Dokumento Digital

Fundashon Kas Popular ta drenta era DIGITAL ku Maneho di Dokumento Digital ku KlantVenster di kompania Bright Anwers.

8 Febrüari 2022 a tene un KICK-OFF pa
implementashon “KlantVenster”

Resientemente FKP a sera un kombenio ku Bright Answers un
kompania Hulandes, pa ban implementá un DMS
(Document Management System) pa FKP i FFP.

E trayekto aki ta algu ku hopi di nos tabata spera pa basta tempu,
ya komo esaki lo fasilitá e forma pa warda i buska dokumentonan nesesario di forma digital.

Scope KlantVenster implementatie

Por komprondé ku no por kuminsá riba tur area pa digitalisá.

Awor kual ta e arianan kual lo atendé den e "scope" di e trayekto aki?

Binnen scope

  • Digitaal archief
  • Zoeken en vinden
  • Digitale postverwerking
  • Dossiersynchronisatie (koppeling Wocas)
  • Contactbeheer
  • Bulkbrieven archiveren
  • Automatisch brieven archiveren
  • Digitale handtekening
  • Reverse hotkeys (koppeling Wocas)
  • Documentairstructuurplan
  • Implementatie Factuurverificatie
  • Trainingen medewerkers
    • Training kerngebruikers (1 dag, per sessie 5 kerngebruikers)
    • Training standaard gebruikers (3x 0,5 dag, per sessie 6-8 gebruikers)
    • Kennisoverdracht functioneel beheerders (1 dag, per sessie 1-2 gebruikers)

 * Nog te onderzoeken: koppeling met iMLS database voor FFP data

  • *   E klientenan di FFP ta wòrdu registrá den e sistema di iMLS. Pa esaki e grupo di Bright Anwers tin ku bin ku un solushon ainda pa por “koppel“ e informashon den e Klantvenster

    Buiten scope
  • Import documenten oud archief
  • Import documenten uit Wocas
  • Dossiergericht werken
  • Contractmanagement

Projectstructuur

Tur trayekto tin un struktura ku un tim pa yuda kanalisá I hasi e trabounan.
Aki por mira e area di responsabilidat di kada parti di e tim.
Kada tim tin ku traha ku un grupo pa logra nan parti. Esaki no ta nifiká ku ta e tim so ta responsabel.

Henter e organisashon ta responsabel pa duna di nan parti pa e trayekto aki ta un eksito.

Stuurgroep

  • Besluit over mijlpalen;
  • Escalatiepunt;
  • Stelt mensen en middelen/budget beschikbaar;

Projectgroep

  • Geeft dagelijkse leiding aan het project;
  • Rapporteert aan Stuurgroep.

    Communicatieteam

    • Houdt de organisatie geinformeerd over voortgang en diverse aspecten van het project.
    • Ontvangt informatie van Stuurgroep, Projectgroep en Werkgroepen.

    Werkgroep implementatie

    • Verantwoordelijk voor inrichting KlantVenster;
    • Stelt werkinstructies, processen en sjablonen op;
    • Test opgeleverde omgeving.

    Werkgroep techniek

    • Stelt digitale infrastructuur ter beschikking;
    • Zet KlantVenster op met koppeling naar Wocas;
    • Ondersteunt bij inrichtingsvraagstukken.

    Projectfasering

    E proyekto aki lo konosé diferente fase. Tin di e fasenan ku por sosodé simultaneo.

    Si tur kos kana segun plan hopi lihé nos por bisa ku FKP a drenta un era nobo, kual lo fasilitá hopi di nos trabounan.

    Pero ta importante ku uni i tur pone di nan banda pa nos por logra implementá e fasenan konforme e tempu palabrá

    1. Voorbereidingsfase

    • Planning opstellen
    • Plan van aanpak opstellen
    • Aanschaffen licenties

    2. Inrichtingsfase

    • Start documenten opschoning en import oud archief
    • Opzetten digitale infrastructuur
    • Inrichten SharePoint & SQL server
    • Opstellen inrichtingsdocumentatie
    • Inrichting KlantVenster productieomgeving

    3. Testfase

    • Opstellen werkinstructies
    • Testen KlantVenster productieomgeving
    • Acceptatie KlantVenster inrichting
    • Implementatie Factuurverificatie

    4.Transitie- en livegangfase

    • Definitieve inrichtingsdocumentatie
    • Trainingen
    • Opstellen documentair structuurplan
    • Opstellen draaiboek livegang
    • Go/no go livegang
    • Livegang

    5. Nazorgfase

    • Afhandelen issues in gebruik
    • Overdracht naar beheer
    • Evalueren en afsluiten project