Secretariaat

Directiesecretaresse

Een directiesecretaresse is een veelzijdige ondersteuner van een organisatie en is vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen. Een directiesecretaresse is gespecialiseerd in de secretariële werkzaamheden en heeft in sommige gevallen ook de verantwoordelijkheid voor personele, facilitaire en administratieve werkzaamheden. Binnen het secretariële vak bestaan verschillende specialisaties. 

Directiesecretaresse

Een directiesecretaresse is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, zoals notuleren, het ontvangen van bezoek, het bijhouden agenda, het verzorgen van correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen en het eventueel verzorgen van de lunch. Daarnaast zijn er voldoende andere werkzaamheden denkbaar als directiesecretaresse, zoals administratieve werkzaamheden. Voor welke werkzaamheden een directiesecretaresse precies verantwoordelijk is kan natuurlijk per werkgever verschillen, omdat de functie directiesecretaresse in veel bedrijven voorkomt. Als directiesecretaresse ondersteun je over het algemeen managers of de directie van een bedrijf. Een belangrijk verschil met een gebruikelijke secretaresse is dat een directiesecretaresse vaak te maken krijgt met vertrouwelijke informatie. Om deze reden worden er vaak extra eisen gesteld aan de functie directiesecretaresse, zoals een geheimhoudingsplicht. Als directiesecretaresse heb je regelmatig met klanten en gasten te maken. Het is daarom belangrijk om representatief gekleed te zijn als directiesecretaresse en dat je vriendelijk over komt. Een directiesecretaresse is in veel gevallen direct werkzaam bij een manager of de directeur van een bedrijf en kan ook aanwezig zijn bij besprekingen, of meegaan op bezoek bij een ander bedrijf mocht dit nodig zijn. Gemaakte afspraken worden vastgelegd en bevestigd door de directiesecretaresse. Het beroep directiesecretaresse is aan te merken als een vertrouwensberoep, omdat een directiesecretaresse direct met belangrijke informatie te maken krijgt.

Wat maakt iemand een goede directiesecretaresse?

Een goede directiesecretaresse weet wat belangrijk is voor de persoon of personen waarvoor hij of zij werkzaam is. Dit betekent het maken van de juiste afspraken op de juiste dagen en/of tijdstippen en heeft betrekking op zelfstandig werken. Met het zelfstandig werken bedoelen wij dat een goede directiesecretaresse niet alles hoeft te vragen, maar in staat is om zelf beslissingen te nemen binnen de bevoegdheden die hij of zij heeft, zodat managers, de directie of de directeur door kan werken zonder gestoord te worden. Daarnaast weet een directiesecretaresse wanneer er speciale handelingen nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het versturen van bloemetje aan relaties als er een speciale aangelegenheid is. Als directiesecretaresse of als management assistent heb je een verantwoordelijke baan, en het is denkbaar dat je als directiesecretaresse leiding geeft aan andere kantoormedewerkers. In veel gevallen ben je het eerste aanspreekpunt en heb je veel te maken met zakelijke correspondentie en andere afdelingen.

Taken van een directiesecretaresse

Zoals vaak bij rollen in support staff, lopen taken en werkzaamheden regelmatig door elkaar heen en verschillen per werkveld en organisatie waar je voor werkt. Daarom kunnen we geen eenduidig lijstje taken van een directiesecretaresse of directieassistent opschrijven. Maar er zijn wel meerdere verantwoordelijkheden die je als directiesecretaresse vrijwel altijd op je neemt, zoals:

  • Agendabeheer
  • Mailboxen bijhouden
  • Zakelijke bijeenkomsten organiseren en notuleren
  • Internationale reizen voorbereiden
  • Vergaderingen voorbereiden en documenten opmaken

In grote lijnen zijn dit redelijk standaard verantwoordelijkheden van een directieassistent. In sommige organisaties geeft de directiesecretaresse ook leiding aan een team van assistants. Soms komen er ook nog bepaalde administratieve taken bij kijken.

Naast praktische taken, speel je als directiesecretaresse of executive assistant ook een inhoudelijke rol van betekenis. Je bent nauw betrokken bij projecten en gebeurtenissen, waardoor de directeur en/of directie je ook als klankbord kan gebruiken. Je denkt actief mee over de organisatie en bent goed op de hoogte van wat er op de werkvloer speelt. Ook daar heb je een schakelfunctie: je houdt de directie op de hoogte van ontwikkeling en geeft advies over wat de directie zou kunnen of moeten doen.

Eigenschappen en vaardigheden van een directiesecretaresse

Aan welke eigenschappen en vaardigheden moet een directiesecretaresse voldoen? Een goede directiesecretaresse is:

  • Organisatorisch sterk
  • Flexibel
  • Proactief
  • Nauwkeurig
  • Stressbestendig
  • Communicatief 
  • Oplossingsgericht
  • Discreet
  • Representatief
  • Zelfstarter

Naast deze eigenschappen, is het ook belangrijk dat een directiesecretaresse altijd goed het overzicht houdt, oog voor detail heeft en heel goed prioriteiten kan stellen.